Arkusz-duch: kto naprawdę zarządza Twoją firmą?
88% arkuszy Excel w firmach zawiera błędy. Większość dowie się o tym za późno. I prawie każda firma ma arkusz który rozumie tylko jedna osoba.
Krzysiek odszedł. Arkusz został.
Dwa lata temu Krzysiek zmienił pracę. Zabrał wiedzę o klientach, o procedurach, o tym jak prowadził swoje sprawy.
Ale zostawił arkusz.
Ten arkusz steruje kluczowym procesem w firmie. Ma 12 zakładek, 300 formuł i 2 makra VBA których nikt inny nie napisał. Codziennie ktoś go otwiera, uzupełnia żółte komórki i zamyka. Nie dotykając nic innego.
Bo działa. Więc po co.
Person-lock
To zjawisko ma nazwę: person-lock.
Jeden człowiek jest jedynym źródłem wiedzy o narzędziu krytycznym dla całej firmy.
Dopóki jest — wszystko gra. Kiedy odchodzi — zostaje arkusz-duch.
Obsługiwany z lękiem. Modyfikowany ostrożnie. Albo wcale.
88% arkuszy zawiera błędy
Badania Raymonda Panko (University of Hawaii) pokazują, że 88% arkuszy kalkulacyjnych w firmach zawiera błędy.
Nie widoczne. Nie głośne. Ciche — aż do audytu. Albo do reklamacji klienta. Albo do kontroli skarbowej.
Arkusze-duchy są na to szczególnie narażone — bo nikt ich nie sprawdza. Bo nikt nie wie jak.
Co z tym zrobić
Robię audyty takich arkuszy.
Efekt:
- Wiesz co ten arkusz robi i skąd bierze dane
- Wiesz gdzie są ryzyka i potencjalne błędy
- Masz dokumentację którą rozumie cały zespół
- Masz listę co można uprościć lub zautomatyzować
Wynik: arkusz który należy do firmy — nie do jednej osoby.
Jeśli masz taki arkusz — napisz do mnie.